Gestion du temps et des priorités en qualité

PriorityManagementQui n’a jamais connu les heures de travail tardives, la difficulté de se débarrasser des tâches habituelles, de déléguer, le trafic mental, la perte de décision, le manque de temps pour faire un PV… Ces problèmes sont courants et se gèrent avec un peu de structure. Le Priority Management est une technique qui s’apprend.

Voici quelques principes issus du « Priority Management » et mis en application au niveau qualité.

  1. Introdution: différence efficience et efficacité

    Efficacité : Faire les tâches qu’il faut (faire les bons choix, il est capable de ne pas faire certaines choses)

    Efficience : Faire qu’il faut vite et bien (sans nécessairement les bons choix).

    Les personnes efficientes vont faire toutes les tâches, et passer beaucoup de temps à des choses qui ne sont pas nécessairement essentielles. Notre objectif est d’être efficace, souvent dire non, abandonner les tâches secondaires pour se centrer sur l’important, utile, prioritaire et en phase avec notre mission de qualiticien.

  2. Identifier les « délivrables » (Missions clés de la fonction)

    Pour bien gérer son temps, il est indispensable de connaître ses priorités, ses délivrables (ce qu’on attend de nous), bref la (les) mission(s) clef(s) de la fonction de qualiticien.

    Pour ma part, je me suis fixé les objectifs suivants:

    • Assurer à l’entreprise un maximum de rentrées financières durables (de sorte à éviter toute perte d’emploi dans l’entreprise). Cela passe par le pilotage sur l’indicateur du CA moyen par client, car il faut éviter au niveau qualité:
      • La perte de clients
      • Les essais non-concluants en production (image, perte de temps, argent)
      • Passer du temps sur des trop petites missions sans Valeur Ajoutée pour l’entreprise
    • Mettre en place les objectifs et les process dans le service qualité pour en assurer l’efficacité.
  3. Du cercle vicieux au cercle vertueux.

    Au quotidien, nous sommes submergés de réactif inutile.

    Il y a du réactif qui peut venir des process qui ne sont pas ou plus adaptés (déficients). Le réactif est important (+) et urgent (+).

    Important : Est-ce grave de ne pas faire cela.

    Urgent : critère de l’échéance qui est très proche, une date (objectif, il faut une date qui a un sens).

    Priorité

    Important

    Urgent

    1

    +

    +

    2

    +

    Risque de report

    3

    +

    Risque de faire trop pour rien

    4

    Il faut toujours demander quand c’est important ou pas, quand c’est urgent ou pas. Il faut (1) savoir pour quand et (2) savoir pourquoi.

  4. Gestion du calendrier

    Toute réunion d’une heure doit être inscrite dans l’agenda.

    Il faut toujours prévoir du temps vide pour du réactif (capital).

  5. Fiche de communication

    La fiche de communication est une fiche attachée à une personne.
    On y liste ce qu’on veut dire à la personne.
    Il peut être intéressant d’utiliser la liste des tâches en attente de quelqu’un pour assurer plus d’efficacité au système.

  6. Les 4 D

    1. Do :

      faire tout de suite ce qui prend moins de temps que de faire une tâche (moins d’une minute)
      ou
      important et urgent.

    2. Destroy (Détruire) :

      Dans quel but dois-je garder cela. Si pas de bonne raison, jeter directement.

    3. Delegate (Déléguer) :

      Si possible, déléguer le plus vite possible.

    4. Do Later (faire plus tard) :

      – Décider quand
      – Activer la date

Sources: Priority Management, Formation de Catherine Topet.
Organisation:
Jean-Jacques Moreaux
Priority Management
Chemin des Vignerons, 77
B - 5100 Wepion
Tel:  +32 (0) 477 287 882
 Fax : +32 (0) 81 460 318
Email: jean.jacques.moreaux@skynet.be
Do :
faire tout de suite ce qui prend moins de temps que de faire une tâche (moins d’une minute)
ou
important et urgent.Destroy (Détruire) :
Dans quel but dois-je garder cela. Si pas de bonne raison, jeter directement.

Delegate (Déléguer) :
Si possible, déléguer le plus vite possible.

Do Later (faire plus tard) :
– Décider quand
– Activer la date

Sources: Priority Management, Formation de Catherine Topet.

Organisation:
Jean-Jacques Moreaux
Priority Management
Chemin des Vignerons, 77
B – 5100 Wepion
Tel: +32 (0) 477/287.882
Fax : +32 (0) 81 460 318
Email: jean.jacques.moreaux@skynet.be

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