Bien préparer son audit

Rapport d'audit

Un audit qualité ou un audit interne cela se prépare. Et pour que le travail sur le terrain soit efficace, il est indispensable d’avoir préliminairement fait le tour de la question afin d’éviter les coups dans l’eau et faire perdre son temps aux audités.

Fonctionner par hypothèse

Pour bien préparer son investigation, il est important de déjà cadrer la problématique que l’on va observer sur le terrain.
Fonctionner par hypothèse positive est un moyen efficace d’y parvenir.

Exemple: La procédure d’achats est appliquée et permet une bonne limitation et maîtrise des risques liées aux
achats (financiers, légaux)

Brainstorming: dans la peau du responsable

Pour faire mouche, il est important de savoir de quoi on parle. Même sans être professionnel du domaine investigué, il est indispensable de se projeter dans le rôle de l’audité. Se demander « qu’est-ce que je ferais pour atteindre mon objectif et quels sont les obstacles qui m’empêcheraient de le faire ». Cette mise en scène introspective permet, avec un peu de bon sens, de mettre rapidement le doigts sur les questions pertinentes de linvestigation. Cet exerc ice peut se faire seul ou en groupe d’auditeurs.

Exemple: Comme responsable achat, je dois assurer à l’entreprise qu’on achète ce dont on a besoin au bon prix. Comment puis-je être bon dans tous les domaines d’achat? Comment vais-je faire pour que, lorque l’informaticien me dit qu’il faut changer de PC tous les 7 mois, c’est bien raisonnable? Comment être certain que nous n’avons pas payé trois fois le prix la peinture de la nouvelle cuisine? Comment être cetain que le fournisseur UNTEL est peut-être un peu plus cher mais de meilleure qualité que les concurrents sur le marché et que la différence de prix vaut la peine…

Mettre de l’ordre dans ses idées

Une fois cette liste de question établie, il ne reste plus qu’à mettre de l’ordre celle-ci.
Le guide d’audit est une réponse. En suivant la chronologie du flux (une procédure documentée est un excellent support), il suffit de replacer ces question dans l’ordre.

Lors de l’investigation sur le terrain, demandez à votre audité de vous expliquer son travail à travers un exemple concret, suivez le flux et posez les questions préparées au bon moment. Votre audit s’en sentira enrichi.

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